O austríaco Peter Drucker, considerado o pai da gestão moderna disse que aproximadamente 60% dos problemas corporativos são causados por ruídos na comunicação.
Podemos definir ruídos de comunicação como qualquer elemento interno ou externo que interfira no processo de transmissão da mensagem entre emissor e receptor.
Esses problemas na comunicação estão relacionados não apenas à transmissão de mensagens, mas também de tarefas ou ordens, seja durante a execução de atividades ou reuniões que envolvam duas ou mais pessoas dentro de um ambiente empresarial.
Como avaliou Drucker, os ruídos são mais comuns do que se imagina. Isso porque as atividades dentro uma empresa muitas vezes envolvem processos e pessoas diferentes que, ao lidarem com grande número de informações, podem fazer que com alguma etapa importante seja perdida, o que prejudica os resultados como um todo.
Alguns exemplos comuns são dados imprecisos em relatórios, e-mails mal escritos, telefone inaudível e outras formas de interferência.
Como esses problemas de comunicação acontecem?
No processo de comunicação, os ruídos acontecem geralmente por uma série de motivos que, de forma isolada ou em conjunto, acabam prejudicando o bom andamento do trabalho.
Veja alguns dos motivos que podem gerar problemas de comunicação:
O local onde a mensagem é passada
Locais onde há muito barulho, circulação de pessoas e outras distrações podem ocasionar falta de atenção no receptor, fazendo com que o mesmo não compreenda de forma satisfatória uma mensagem.
O ambiente virtual também pode interferir na comunicação. Com o aumento do sistema home-office, é preciso ter muita atenção com o espaço de trabalho, pois os problemas de distração e circulação de pessoas são grandes. Além da estrutura tecnológica, como rede de internet e equipamentos, que pode interferir na compreensão da mensagem.
Quando a mensagem é passada
Acontece algumas vezes de uma informação importante ser repassada em um momento inapropriado, em que o receptor está concentrado em outro assunto ou não esteja prestando atenção no comunicador. Há grandes chances de ocorrerem ruídos de comunicação nesses casos.
Como a mensagem é passada
A maneira como uma informação é passada pode fazer diferença. Termos técnicos, palavras em outros idiomas e até mesmo erros de digitação e gramática, podem fazer com que a comunicação não seja totalmente absorvida ou, o que é pior, seja entendida de forma errada.
Como reduzir os problemas na comunicação?
Apesar de existirem muitas formas de se criarem ruídos na comunicação, é possível reduzir esses problemas. Veja algumas dicas para isso:
Incentive o uso dos canais oficiais de comunicação
Você já viu que uma informação ou tarefa passada de maneira informal e não documentada pode ser a causadora de um ruído de comunicação. Por isso, é fundamental que sua empresa estimule o uso de canais oficiais e crie uma cultura de comunicação formalizada. Dessa forma, as mensagens entre os colaboradores são feitas por meio de canais específicos.
Realize exercícios para melhorar a comunicação
Para desenvolver uma comunicação mais eficiente entre seus colaboradores, é possível investir em dinâmicas e projetos com o objetivo de promover a integração e o diálogo. Essas atividades trazem mais leveza ao ambiente de trabalho e proporcionam oportunidades de as equipes de conhecerem melhor.
Confirme que a informação foi recebida e compreendida
No processo de comunicação há um emissor, um receptor e uma mensagem. Durante esse processo de passagem da mensagem pode haver ruídos que distorçam informações e causem problemas.
Uma atitude simples e fácil de aplicar é fazer com que o emissor sempre confirme com o receptor se a mensagem foi recebida e compreendida, para que caso seja detectada alguma dúvida, na hora seja resolvida.
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